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Auf der Schichten-Seite erstellen und verwalten Sie den Zeitplan. Sie hat drei Tabs: Schichten (die vollständige Schichtliste und Schichterstellung), Verfügbarkeit (Beta) und Bevorzugt (Beta) Arbeitszeit.

2.1Überblick

2.2Tab Schichten

2.2.1Was in der Schichttabelle steht

Jede Schicht wird mit Datum, Titel, Status, Startzeit, Endzeit, Pausenzeit, Gesamtstunden, Zugewiesen an und Notizen aufgelistet. Verwenden Sie die Tabs Alle, Jetzt & Bevorstehend und Vergangen über der Tabelle, um zwischen allen Schichten, aktuell aktiven und bevorstehenden Schichten oder vergangenen Schichten zu wechseln.

2.2.2So filtern und suchen Sie Schichten

Die Symbolleiste über der Tabelle ermöglicht es Ihnen, die Schichtliste einzugrenzen: Benutzer auswählen, Status und ein Suchfeld.

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   Klicken Sie auf Benutzer auswählen, um eine durchsuchbare Checkliste zu öffnen, gruppiert nach Teams und Benutzern (Suche nach Name, Team oder Tag), mit einer Option Alle auswählen, damit Sie die Liste auf bestimmte Personen eingrenzen können.

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   Klicken Sie auf Status, um eine Checkliste mit Entwurf, Geplant, Bestätigt, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Storniert sowie Alle auswählen zu öffnen. (Aus der Tabelle gelöschte stornierte Schichten finden Sie stattdessen unter Kürzlich stornierte Schichten weiter unten.)

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   Verwenden Sie das Feld Schichten suchen, um die Liste direkt beim Tippen zu filtern, unabhängig von den beiden Dropdown-Menüs oben. Sobald Filter angewendet sind, klicken Sie auf Alle zurücksetzen, um alles auf den Standard zurückzusetzen.

2.2.3Warnhinweise bei der Schichtprüfung

Sowohl Schicht erstellen als auch Schicht bearbeiten prüfen die eingegebenen Zeiten und warnen Sie vor dem Speichern. Ein Hinweis Schicht über Nacht bestätigt, wenn eine Schicht über Mitternacht hinausgeht, während Tägliches Stundenlimit überschritten und Schicht zu lang harte, rot angezeigte Warnungen sind, wenn eine Schicht einen Mitarbeiter über sein tägliches Stundenlimit bringen oder die maximale Schichtlänge überschreiten würde.

Beim Bearbeiten einer bestehenden Schicht läuft dieselbe Prüfung gegen den tatsächlichen Zeitplan dieses Mitarbeiters für den Tag und nennt ihn direkt, zum Beispiel mit der Warnung, dass ein bestimmter Mitarbeiter an diesem Datum eine bestimmte Stundenzahl hätte, wenn die Änderung gespeichert wird. Sobald eine Schicht gespeichert ist, erscheint eine Erfolgsmeldung, die die Erstellung bestätigt.

2.2.4So bearbeiten Sie eine Schicht

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   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Spalte Aktionen einer beliebigen Schichtzeile, um Schicht bearbeiten zu öffnen, die Details zu aktualisieren und Ihre Änderungen zu speichern.

2.2.5So veröffentlichen Sie Schichten

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   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einer oder mehreren Entwurfsschichten; die Zähler für Veröffentlichen und Löschen aktualisieren sich live und zeigen, wie viele ausgewählt sind.

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   Klicken Sie auf Veröffentlichen (N). Eine Bestätigung fragt Sie, wie viele Schichten veröffentlicht werden, bevor fortgefahren wird.

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   Nach der Veröffentlichung ändert sich der Status jeder Schicht von Entwurf zu Geplant, und die Gesamtstunden und Statuszähler in der Kopfzeile werden entsprechend aktualisiert.

2.2.6So löschen, wiederherstellen und endgültig entfernen Sie eine Schicht

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   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) in einer Schichtzeile. Eine Bestätigung erklärt, dass die Schicht dadurch in die gelöschten Elemente verschoben wird und die Aktion innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden kann.

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   Gelöschte Schichten erscheinen im Panel Kürzlich stornierte Schichten unten in der Tabelle und zeigen, für wen sie gelöscht wurde, das Löschdatum und wann sie abläuft.

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   Klicken Sie in diesem Panel auf Wiederherstellen, um die Schicht als Entwurf zurück in die Tabelle zu verschieben (veröffentlichen Sie sie erneut, damit sie für Mitarbeiter sichtbar wird), oder auf Löschen, um sie endgültig zu entfernen; diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

2.3Tab Verfügbarkeit (BETA)

Zeigt, wann Mitarbeiter für Arbeit verfügbar sind. Admins können auch im Namen eines Mitarbeiters Verfügbarkeitseinträge über + Verfügbarkeit hinzufügen erstellen.

2.3.1So filtern Sie die Verfügbarkeit

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   Verwenden Sie das Feld Suche nach Name, Status, Datum oder Notiz, um die Tabelle direkt beim Tippen zu filtern, unabhängig von den beiden Dropdown-Menüs oben.

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   Klicken Sie auf Benutzer auswählen für eine durchsuchbare Mitarbeiter-Checkliste (nach Name, Team oder Tag) mit Alle auswählen, nach demselben Muster wie im Tab Schichten.

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   Klicken Sie auf Status, um nach Verfügbar oder Nicht verfügbar zu filtern, sowie Alle auswählen.

2.3.2So fügen Sie Verfügbarkeit hinzu

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   Klicken Sie auf + Verfügbarkeit hinzufügen, wählen Sie den/die Mitarbeiter unter Mitarbeiter auswählen, wählen Sie ein Datum, legen Sie Von-/Bis-Zeiten fest (oder aktivieren Sie Ganzer Tag), einen Status Verfügbar oder Nicht verfügbar sowie optional eine Notiz, und klicken Sie dann auf Speichern. Ein Hinweis oben im Dialog erinnert Sie daran, dass auf diese Weise erstellte Einträge sowohl in der Admin- als auch in der Mitarbeiteransicht sichtbar sind. Sie können auch eine private Notiz hinzufügen, die nur für den Inhaber sichtbar ist.

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   Die Tabelle listet Datum, Mitarbeiter, Von, Bis, Ganzer Tag, Status, Notiz und Aktionen auf. Wählen Sie Zeilen aus und klicken Sie auf Löschen, um Einträge zu entfernen; ein Link Kürzlich gelöschte Verfügbarkeit unten bewahrt gelöschte Einträge zur Referenz auf.

2.4Tab Bevorzugt (BETA)

Mitarbeiter können bevorzugte Arbeitszeiten (Tage/Stunden, an denen sie gerne arbeiten möchten) hinterlegen, die hier für Admins zur Referenz beim Erstellen des Zeitplans erscheinen.

2.4.1So filtern Sie bevorzugte Arbeitszeit

Verwenden Sie Benutzer auswählen und das Feld Suche nach Name, Datum oder Notiz über der Tabelle. Es gibt hier keinen separaten Statusfilter, da Einträge für bevorzugte Zeit keinen Status haben.

2.4.2So fügen Sie bevorzugte Arbeitszeit hinzu

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   Klicken Sie auf + Bevorzugte Zeit hinzufügen, wählen Sie den/die Mitarbeiter aus, wählen Sie ein Datum, legen Sie Von-/Bis-Zeiten fest und optional eine Notiz, und klicken Sie dann auf Speichern.

Wie bei der Verfügbarkeit erinnert ein Hinweis Sie daran, dass Einträge sowohl in der Admin- als auch in der Mitarbeiteransicht sichtbar sind, und Sie können eine private Notiz hinzufügen, die nur für den Inhaber sichtbar ist.

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   Die Tabelle listet Datum, Von, Bis, Mitarbeiter, Notiz und Aktionen auf. Wählen Sie Zeilen aus und klicken Sie auf Löschen, um Einträge zu entfernen; ein Link Kürzlich gelöschte bevorzugte Zeiten unten bewahrt gelöschte Einträge zur Referenz auf.

Das Dashboard ist die erste Seite, die Sie nach der Anmeldung sehen. Es gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihren Arbeitsbereich für einen ausgewählten Zeitraum: wie viele Mitarbeiter Sie haben, wie viele Schichten geplant sind, wie viele Stunden gearbeitet wurden, und einen visuellen Zeitplan aller Schichten.

1.1Überblick

Die Symbole oben rechts in der Kopfzeile bieten schnellen Zugriff auf einige Arbeitsbereichs-Einstellungen:

1.1.1So ändern Sie den Zeitraum

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   Klicken Sie auf das Zeitraum-Feld oben in der Dashboard-Kopfzeile.

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   Wählen Sie eine Schnellauswahl (Heute, Gestern, Morgen, Diese Woche, Letzte Woche, Nächste Woche, Dieser Monat, Letzter Monat, Nächster Monat) oder einen benutzerdefinierten Zeitraum über die Kalender.

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   Die Übersichtskarten und der Schichtplan darunter aktualisieren sich gemeinsam für den neuen Zeitraum. Verwenden Sie die Pfeile auf beiden Seiten des Datumsfelds, um zum vorherigen oder nächsten Zeitraum zu wechseln.

1.2Kopfzeile und Übersichtskarten

1.2.1So lesen Sie die Übersichtskarten

1.3Schicht erstellen und Planungsmodus

1.3.1So erstellen Sie eine neue Schicht

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   Klicken Sie in der Kopfzeile auf Schicht erstellen.

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   Füllen Sie Titel, Startzeit, Endzeit, Pause und Dauer aus.

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   Verwenden Sie Zuweisen an (Benutzer), um festzulegen, für wen die Schicht ist.

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   Legen Sie ein Startdatum fest, und, falls sich die Schicht wiederholen soll, ein Enddatum sowie die Tage unter Wiederholen an.

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   Fügen Sie eine Schichtnotiz oder eine private Notiz hinzu, die nur für Nur Inhaber sichtbar ist, und speichern Sie die Schicht.

1.3.2So aktivieren Sie den Planungsmodus

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   Klicken Sie in der Kopfzeile auf den Schalter Planungsmodus, um ihn zu aktivieren.

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   Ein Banner bestätigt, dass Sie sich im Planungsmodus befinden. Entwurfsschichten können nun frei per Drag & Drop verschoben werden, und über dem Zeitplan erscheinen die Steuerelemente Alle auswählen / Veröffentlichen.

1.3.3So veröffentlichen Sie Entwurfsschichten

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   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einer Entwurfsschicht, oder klicken Sie auf Alle auswählen, um die zu veröffentlichenden Schichten auszuwählen.

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   Die Schaltfläche Veröffentlichen zeigt die Anzahl der ausgewählten Schichten. Klicken Sie darauf, um alle ausgewählten Schichten auf einmal zu veröffentlichen.

1.4Schichtplan (Gantt-Diagramm)

1.4.1Was der Schichtplan zeigt

Der Schichtplan zeigt ein visuelles Gantt-Diagramm der Schichten für jeden Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum, mit einer Zeitleiste oben an jedem Tag.

1.4.2So filtern Sie nach Schichtstatus

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   Verwenden Sie die Status-Chips über dem Diagramm (Entwurf, Geplant, Bestätigt, Storniert), um Schichten nach Status ein- oder auszublenden.

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   Klicken Sie auf den Pfeil neben den Chips, um weitere Filter anzuzeigen: Verfügbar, Nicht verfügbar, Abwesenheit, Bevorzugt, Korrektur (+) und Korrektur (-).

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   Klicken Sie auf Alle zurücksetzen, um alle Filter auf die Standardeinstellung zurückzusetzen.

Die Leiste unten im Zeitplan erklärt jede im Diagramm verwendete Farbe und jedes Muster:

1.4.3So sehen Sie Schichtdetails

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   Klicken Sie auf einen beliebigen Schichtbalken im Zeitplan.

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   Das Tagesübersicht-Panel öffnet sich rechts und zeigt Schichtzeit und -dauer, den Mitarbeiter und eventuelle Notizen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen, oder auf Schließen, um es zu schließen.

1.4.4So filtern Sie nach Tag

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   Klicken Sie auf das Tag-Symbol neben der Suchleiste.

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   Suchen Sie nach einem Tag und wählen Sie die gewünschten aus, klicken Sie auf Alle auswählen, oder klicken Sie auf + Tag hinzufügen, um einen neuen Tag zu erstellen.

1.4.5So exportieren Sie den Zeitplan

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   Klicken Sie auf das Export-Symbol neben der Suchleiste.

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   Wählen Sie PNG oder PDF, um die aktuelle Ansicht des Zeitplans herunterzuladen.

1.4.6So filtern Sie nach Team oder Benutzer

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   Klicken Sie auf das Filter-Symbol neben der Suchleiste.

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   Suchen Sie nach Namen, wählen Sie einzelne Teams und Benutzer aus, oder klicken Sie auf Alle auswählen.

1.4.7So konfigurieren Sie die Gantt-Einstellungen

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   Klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) neben der Suchleiste.

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   Passen Sie die sichtbaren Mitarbeiterzeilen, die Arbeitstage, Start- / Endzeit und das Planungs-Snap-Intervall an.

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   Fügen Sie eine benannte Hilfslinie zu einer bestimmten Zeit mit einer gewählten Farbe hinzu, oder klicken Sie auf Auf Standardeinstellungen zurücksetzen, um Ihre Änderungen rückgängig zu machen.

1.5Benachrichtigungen

1.5.1Wie Ein-/Ausstempel-Meldungen erscheinen

Immer wenn ein Mitarbeiter sich ein- oder ausstempelt, erscheint eine Pop-up-Benachrichtigung unten rechts im Dashboard, die bestätigt, wer die Aktion ausgeführt hat und zu welcher Zeit.

1.6Erste Schritte

Wenn Ihr Arbeitsbereich noch keine Schichten oder Zeiteinträge hat, zeigt der Zeitplanbereich ein Panel Behalten Sie Ihr Team im Blick mit zwei Schnellzugriffen: Zeitplan erstellen, um mit dem Erstellen von Schichten zu beginnen, oder Zeiterfassung anzeigen, um die Zeiterfassungsseite zu öffnen.