Category: admin-guide

Die Protokolle-Seite erfasst jede Aktion im System – Einstempeln, Ausstempeln, Pausen, Profilbearbeitungen und manuelle Einträge – mit vollständiger Nachvollziehbarkeit. Sie wird über das Konto-Dropdown geöffnet, funktioniert aber als eigenständige Seite. Jede Zeile listet DATUM, ZEIT, KATEGORIE (zum Beispiel Stempel oder Profil), BENUTZER, DETAILS und ID auf. Die Symbole neben der Suchleiste bieten schnellen Zugriff auf die Filter und Aktionen dieser Seite.

12.1Überblick

12.1.1So finden Sie einen bestimmten Protokolleintrag

1. 1

   Verwenden Sie den Filter Benutzer auswählen, um die Liste nach Name, Team oder Tag auf bestimmte Mitarbeiter einzugrenzen.

2. 2

   Verwenden Sie den Filter Aktionen auswählen, um die Liste auf bestimmte Aktionstypen einzugrenzen, wie Einstempeln, Ausstempeln, Eintrag gelöscht oder Profil bearbeitet.

3. 3

   Verwenden Sie den Filter IDs auswählen, um alle Protokolle zu einer bestimmten Schicht oder einem Eintrag abzurufen, oder tippen Sie direkt in das Feld Protokolle durchsuchen.

4. 4

   Klicken Sie auf Aktualisieren, wenn Sie die neuesten Einträge benötigen, oder klicken Sie auf Exportieren, um die gefilterte Protokollliste herunterzuladen.

Protokolle werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht.

Klicken Sie oben rechts auf jeder Admin-Seite auf Ihren Namen/Avatar, um das Konto-Dropdown zu öffnen: Profil, Protokolle, Einstellungen und Abmelden. Durch Klicken auf Profil öffnen Sie Ihre persönlichen Informationen und Unternehmensinformationen. Über dasselbe Dropdown erreichen Sie auch Protokolle und Einstellungen, und dort melden Sie sich ab.

11.1Überblick

Die Profil-Seite selbst umfasst Ihre persönlichen Informationen, Ihre Unternehmensinformationen und einen Schalter Überstundenerfassung aktivieren.

11.1.1So bearbeiten Sie Ihr Profil

1. 1

   Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen/Avatar und dann auf Profil.

2. 2

   Alle Felder sind schreibgeschützt, bis Sie auf Profil bearbeiten klicken; ein Banner erinnert Sie daran. Klicken Sie darauf, um die Felder für Persönliche Informationen und Unternehmensinformationen bearbeitbar zu machen.

3. 3

   Sobald Sie ein Feld ändern, wird die Schaltfläche Speichern aktiviert.

4. 4

   Wenn Sie versuchen, die Seite mit noch ungespeicherten Änderungen zu verlassen, erscheint eine Warnung, die Sie daran erinnert, zuerst zu speichern.

5. 5

   Klicken Sie auf Speichern. Sobald Ihre Änderungen erfolgreich gespeichert wurden, erscheint ein Bestätigungs-Pop-up.

Der Bereich Einstellungen gruppiert arbeitsbereichsweite Konfigurationen in fünf Tabs: Benachrichtigung, Tags, Vorlagen, Terminal und Kontrollzentrum.

10.1Überblick

10.2Tab Benachrichtigung

10.2.1Überblick

Der Tab Benachrichtigung steuert, wie und wann Sie Benachrichtigungen erhalten. Allgemeine Benachrichtigungen schaltet In-App- und Push-Benachrichtigungen ein oder aus; Warnstil steuert Pop-up-Warnungen und Benachrichtigungston; und Benachrichtigungsansichten (wie Mitarbeiter-Zeiterfassung) lassen Sie einzelne Warnungen, wie Mitarbeiter-Einstempeln, auf Ein oder Aus setzen.

10.3Tab Tags

10.3.1Überblick

Der Tab Tags listet jeden Tag auf, der zum Gruppieren von Mitarbeitern oder Schichten verwendet wird, mit Spalten für Tag, Beschreibung, Erstellt am und Aktionen.

10.3.2So erstellen Sie einen Tag

1. 1

   Klicken Sie in der Kopfzeile auf + Tag erstellen.

2. 2

   Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Tag erstellen.

10.3.3So bearbeiten Sie einen Tag

1. 1

   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Zeile eines Tags, aktualisieren Sie Name oder Beschreibung, und klicken Sie auf Speichern.

10.3.4So löschen Sie einen Tag

1. 1

   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) in der Zeile eines Tags und bestätigen Sie. Dadurch wird der Tag in den Papierkorb verschoben, anstatt sofort gelöscht zu werden.

10.4Tab Vorlagen

10.4.1Überblick

Im Tab Vorlagen erstellen Sie wiederverwendbare Schichtvorlagen, um die Planung zu beschleunigen und Ihr Team konsistent zu halten, mit Spalten für Schichtname, Startzeit, Endzeit, Dauer, Pause, Tags, Häufigkeit, Zugewiesen an und Aktionen.

10.4.2So filtern Sie Vorlagen

1. 1

   Verwenden Sie Nach Name suchen, den Filter Alle Vorlagen und den Filter Alle Tags über der Tabelle.

2. 2

   Alle Vorlagen grenzt die Liste auf Alle Vorlagen, Einzelvorlagen oder Zusammengesetzte Vorlagen ein. Alle Tags, suchen Sie nach einem Tag und wählen Sie einen oder mehrere aus, um die Liste auf Vorlagen mit diesen Tags zu filtern.

10.4.3So erstellen Sie eine Vorlage

1. 1

   Klicken Sie auf + Vorlage erstellen und wählen Sie einen Vorlagentyp: Einzeln (ein Tag pro Schicht), füllen Sie dann Titel, Zuweisen an (Benutzer), Start-/Endzeit, Pause, Dauer, Tag zuweisen, Wiederholen an und Beschreibung aus.

2. 2

   Zusammengesetzt funktioniert genauso, ermöglicht Ihnen aber Tags zuweisen (mehrere), sodass eine einzelne Vorlage mehrere Tags mit Anzahl abdecken kann.

10.5Tab Terminal

10.5.1Überblick

Der Tab Terminal konfiguriert den Terminal-Modus, mit dem Mitarbeiter sich an einem gemeinsam genutzten Kiosk-Gerät am Arbeitsplatz (Tablet oder Telefon) ein- und ausstempeln können, statt an ihrem eigenen Telefon.

10.5.2So aktivieren Sie den Terminal-Modus

1. 1

   Schalten Sie Terminal-Modus aktivieren ein.

1. 1

   Warnung, Das Aktivieren des Terminal-Modus wendet ihn standardmäßig auf alle Mitarbeiter an. Mitarbeiter, die remote arbeiten oder das Terminal nicht nutzen sollten, können aus der Mitarbeiterliste ausgeschlossen werden; prüfen Sie daher die ausgewählten Mitarbeiter sorgfältig.

1. 2

   Klicken Sie auf die Mitarbeiterauswahl unter dem Schalter, um zu suchen und auszuwählen, welche Mitarbeiter das Terminal nutzen, oder klicken Sie auf Alle auswählen. Das Panel So funktioniert es erklärt die Regeln: Ein-/Ausstempeln muss am Terminal erfolgen; Mitarbeiter melden sich mit ihrer Terminal-ID und PIN an; Pausen können weiterhin vom Telefon des Mitarbeiters gestartet und beendet werden; manuelle Einträge vom Telefon benötigen eine Admin-Genehmigung; und Mitarbeiter können Zeiteinträge nicht löschen, solange der Terminal-Modus aktiv ist (Manager und Inhaber können dies weiterhin).

10.5.3So fügen Sie ein Terminal hinzu und koppeln es

1. 1

   Klicken Sie auf + Terminal hinzufügen und geben Sie einen Terminal-Namen, optional einen Standort und einen Typ ein (Tablet, Telefon, Kiosk…).

2. 2

   Ein Kopplungscode erscheint mit Anweisungen: Öffnen Sie den Browser auf dem Gerät, gehen Sie zu /terminal/pair, und geben Sie den angezeigten 6-stelligen Code ein.

3. 3

   Geben Sie auf dem Gerät den Code auf dem Bildschirm Terminal verbinden ein und klicken Sie auf Verbinden.

4. 4

   Das Gerät zeigt Warten auf Admin-Bestätigung… an, bis es genehmigt wird.

5. 5

   Klicken Sie zurück in der Admin-Ansicht neben dem Terminal auf Kopplung bestätigen.

6. 6

   Nach der Bestätigung ändert sich der Status des Terminals zu Aktiv, und es erscheint unter Gekoppelte Terminals mit einer Aktion Widerrufen.

10.5.4Wie Mitarbeiter sich am Terminal einstempeln

Auf dem Gerät gibt der Mitarbeiter seine Terminal-ID und PIN ein. Ist die PIN falsch oder hat das Terminal die Verbindung verloren, erscheint ein Fehler wie Terminal nicht verbunden, damit er es erneut versuchen kann.

Nach der Anmeldung sieht der Mitarbeiter die Schaltflächen Einstempeln, Ausstempeln, Pause starten und Pause beenden, zusammen mit einem automatischen Rückzähler, der ihn nach einigen Sekunden Inaktivität abmeldet.

10.5.5Benachrichtigungen für Kopplungsanfragen

Wenn ein Gerät eine Kopplung anfordert, erscheint eine Toast-Benachrichtigung in der Ecke, und ein Eintrag wird dem Benachrichtigungs-Panel mit den Aktionen Als gelesen markieren und Öffnen hinzugefügt.

10.5.6So löschen Sie ein Terminal oder fügen weitere Geräte hinzu

1. 1

   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) bei einem Terminal, das noch nie aktiviert wurde, um es endgültig zu entfernen. Aktive Terminals können nur widerrufen, nicht gelöscht werden.

2. 2

   Klicken Sie auf Weitere Geräte hinzufügen, um die Abo-Seite des Terminal-Modus zu öffnen, auf der Sie die Anzahl der Geräte in Ihrem Tarif ändern können.

10.6Tab Kontrollzentrum (BETA)

10.6.1Überblick

Nur der Account-Inhaber kann hier organisationsweite Funktionseinstellungen ändern. Das Kontrollzentrum schaltet Module für alle in Ihrer Organisation ein oder aus, gruppiert in Kategorien wie Kernplanung (Dashboard, Schichten, Schichtvorlagen, Zeiterfassung, Manuelle Einträge, Zeitkonten, Stempelverfolgung und mehr). Ihr Abonnement-Tarif bestimmt, welche Module aktiviert werden können.

10.6.2So setzen Sie auf Tarifstandards zurück

1. 1

   Klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen und bestätigen Sie. Dadurch werden alle organisationsweiten Funktionsschalter auf die Standardwerte Ihres Abonnement-Tarifs zurückgesetzt; prüfen Sie die Änderungen und speichern Sie, wenn Sie bereit sind, oder brechen Sie ab, um sie zu verwerfen.

Auf der Abteilungen-Seite verwalten Sie die Abteilungen, Teams und Benutzerzuweisungen Ihrer Organisation, mit Spalten für Abteilungsname, Verantwortlicher, Status, Team, Benutzer gesamt und Aktionen.

9.1Überblick

9.1.1So filtern Sie Abteilungen

1. 1

   Verwenden Sie Abteilungen suchen, Abteilungen, Teams und Status über der Tabelle.

2. 2

   Der Filter Abteilungen sucht nach und wählt bestimmte Abteilungen aus.

3. 3

   Der Filter Teams wählt ein oder mehrere Teams aus, nach denen Abteilungen gefiltert werden.

4. 4

   Der Filter Status wählt Aktiv, Inaktiv oder Ausstehend aus, oder klicken Sie auf Alle auswählen.

9.2So erstellen Sie eine Abteilung

1. 1

   Klicken Sie in der Kopfzeile auf + Abteilung erstellen.

2. 2

   Geben Sie einen Abteilungsnamen ein und legen Sie optional einen Status, eine verantwortliche Person sowie Teams zuweisen und Benutzer zuweisen fest.

3. 3

   Klicken Sie auf Abteilung erstellen, um zu speichern.

Die Teams-Seite (Team-Übersicht) listet jedes Team in Ihrem Arbeitsbereich auf, mit Spalten für Teamname, verantwortliche Person, Abteilung, Status, Teammitglieder, Gesamtmitglieder und Aktionen.

8.1Überblick

8.1.1So filtern Sie die Team-Übersicht

1. 1

   Verwenden Sie Teams oder Mitglieder suchen, Abteilungen auswählen und Status auswählen über der Tabelle.

2. 2

   Abteilungen auswählen filtert die Übersicht auf Teams in einer oder mehreren Abteilungen.

3. 3

   Status auswählen filtert nach aktiven oder inaktiven Teams, oder klicken Sie auf Alle auswählen.

8.2So erstellen Sie ein Team

1. 1

   Klicken Sie in der Kopfzeile auf + Team erstellen.

2. 2

   Geben Sie einen Teamnamen ein und wählen Sie eine Teamfarbe, dann optional eine verantwortliche Person, einen Status und eine Abteilung.

3. 3

   Fügen Sie mindestens 2 Teammitglieder hinzu; die verantwortliche Person kann bei Bedarf ebenfalls als Teammitglied hinzugefügt werden, klicken Sie dann auf Team erstellen.

8.3So bearbeiten Sie ein Team

1. 1

   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Zeile eines Teams, um Team bearbeiten zu öffnen.

2. 2

   Aktualisieren Sie Teamname, Teamfarbe, verantwortliche Person, Teamstatus oder Abteilung, und fügen Sie aktuelle Teammitglieder hinzu oder entfernen Sie sie, klicken Sie dann auf Team aktualisieren.

8.4So löschen oder stellen Sie ein Team wieder her

1. 1

   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) in der Zeile eines Teams und klicken Sie auf Ja, um es vorübergehend zu löschen; ein gelöschtes Team kann später im Bereich Gelöschte Teams gefunden und wiederhergestellt werden.

2. 2

   Finden Sie das Team unter Kürzlich gelöschte Teams und klicken Sie auf Team wiederherstellen, um es zurück zu den aktiven Teams zu verschieben, wo es wieder für Zuweisungen verfügbar wird.

Auf der Benutzer-Seite verwalten Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen über drei Tabs: Benutzer, Persönliche Daten und Funktionszugriff.

7.1Überblick

7.2Tab Benutzer

7.2.1So filtern Sie die Benutzertabelle

1. 1

   Klicken Sie auf Alle Benutzer, um nach Rolle zu filtern: Admin, Manager oder Mitarbeiter.

2. 2

   Klicken Sie auf Alle Status, um nach Aktiv, Inaktiv, Einladung gesendet oder Vorbereitet zu filtern.

3. 3

   Klicken Sie auf Alle Tags, um nach einem oder mehreren Tags zu suchen und diese auszuwählen, klicken Sie auf Alle auswählen, oder klicken Sie auf + Tag hinzufügen, um einen neuen Tag zu erstellen.

7.2.2So registrieren Sie einen neuen Benutzer

1. 1

   Klicken Sie in der Kopfzeile auf + Benutzer registrieren und geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. Speichern erstellt den Mitarbeiter mit dem Status Vorbereitet ohne Einladungs-E-Mail; Speichern + Einladen erstellt ihn und sendet sofort eine Einladungs-E-Mail.

2. 2

   Eine Inline-Fehlermeldung und ein Banner Markierte Felder zum Speichern korrigieren erscheinen, wenn die E-Mail-Adresse ungültig ist.

7.2.3So bearbeiten Sie einen Benutzer

1. 1

   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Zeile eines Benutzers, um Benutzer bearbeiten zu öffnen.

2. 2

   Aktualisieren Sie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Tags, die Vertragsparameter (Wöchentliche Arbeitszeit, Faktor und Monatliche Arbeitszeit) und die Terminal-Details-ID, und klicken Sie dann auf Benutzer aktualisieren.

7.2.4So deaktivieren, aktivieren oder löschen Sie einen Benutzer

1. 1

   Klicken Sie auf den Status-Schalter in der Spalte Aktionen, um einen Benutzer zu deaktivieren. Ist er heute oder später Schichten zugewiesen, listet die Bestätigung diese Schichten auf, die als nicht zugewiesen markiert werden; vergangene Schichten führen den Benutzer weiterhin auf.

2. 2

   Nach der Deaktivierung zeigt die Zeile den Status Inaktiv, und ein Löschen-Symbol (Papierkorb) erscheint in Aktionen, um den Benutzer endgültig zu entfernen.

3. 3

   Klicken Sie erneut auf den Schalter bei einem inaktiven Benutzer und bestätigen Sie im Dialog Benutzer aktivieren, um dessen Zugriff auf das System wiederherzustellen.

7.3Tab Persönliche Daten

7.3.1Überblick

Der Tab Persönliche Daten verwaltet die Informationen jedes Mitarbeiters in Abschnitten wie Allgemeine Informationen. Abschnitte mit grünem linkem Rand sind für den Mitarbeiter sichtbar, und das Augen-Symbol schaltet diese Sichtbarkeit für den Mitarbeiter um; Standard-Sichtbarkeitseinstellungen konfiguriert die Standard-Sichtbarkeit der Abschnitte für neue Mitarbeiter, wobei die Felder in diesem Modus deaktiviert sind.

7.3.2So sehen oder bearbeiten Sie die Daten eines Mitarbeiters

1. 1

   Verwenden Sie Mitarbeiter auswählen, um den Mitarbeiter zu suchen und auszuwählen, dessen Persönliche Daten Sie ansehen oder bearbeiten möchten.

7.4Tab Funktionszugriff (BETA)

7.4.1Überblick

Der Tab Funktionszugriff steuert, auf welche Module jeder Benutzer zugreifen kann. Aktivieren oder deaktivieren Sie Funktionen für jeden Mitarbeiter in der Tabelle; die Spalten enthalten nur Module, die für Ihre Organisation aktiviert sind, und das Deaktivieren entfernt den Zugriff nur für diesen Benutzer.

7.4.2So ändern und speichern Sie den Funktionszugriff

1. 1

   Aktivieren oder deaktivieren Sie eine Funktion für einen Benutzer. Am unteren Rand der Seite erscheint eine Leiste Ungespeicherte Änderungen mit den Schaltflächen Abbrechen und Änderungen speichern.

2. 2

   Klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen, um den Funktionszugriff für alle Mitarbeiter auf die Standardwerte Ihrer Organisation zurückzusetzen; bestätigen Sie im Dialog, wobei alle ungespeicherten Änderungen auf der Seite ersetzt werden.

Die Zeitkonten-Seite zeigt Arbeitszeit-Salden für jeden Mitarbeiter über einen ausgewählten Zeitraum, mit einer Tabelle Mitarbeiter-Salden, die für jede Person Parameter, Sollzeit, geleistete Nettostunden, Saldo und Status auflistet.

6.1Überblick

6.1.1So lesen Sie die Übersichtskarten

1. 1

   Gesamt positiv, Der kombinierte positive Saldo aller Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitraum.

2. 2

   Gesamt negativ, Der kombinierte negative Saldo aller Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitraum.

3. 3

   Über Limit, Die Anzahl der Mitarbeiter, deren Saldo das konfigurierte Limit erreicht oder überschritten hat.

4. 4

   Prüfung erforderlich, Die Anzahl der Zeiträume, die auf den Abschluss warten und vor der Sperrung geprüft werden müssen.

6.2So filtern Sie die Mitarbeiter-Salden-Tabelle

6.2.1So filtern Sie nach Mitarbeiter oder Status

1. 1

   Klicken Sie über der Salden-Tabelle auf Alle Mitarbeiter oder Alle Status.

2. 2

   Suchen Sie unter Alle Mitarbeiter nach Namen oder wählen Sie einzelne Teams und Benutzer aus, oder klicken Sie auf Alle auswählen.

3. 3

   Wählen Sie unter Alle Status eine oder mehrere Optionen aus: Offen, Prüfung erforderlich oder Geschlossen, oder klicken Sie auf Alle auswählen.

6.3Details zum Zeitkonto eines Mitarbeiters

6.3.1So öffnen Sie das Zeitkonto eines Mitarbeiters

1. 1

   Klicken Sie auf das Augen-Symbol (Ansehen) in der Zeile eines Mitarbeiters, um dessen Zeitkonto zu öffnen.

6.3.2Tab Überblick

1. 1

   Der Tab Überblick zeigt den Anfangssaldo, die Sollzeit, geleistete Nettostunden und den Schlusssaldo für den Zeitraum, gefolgt von einer Zeitraum-Aufschlüsselung mit geleisteten Bruttostunden, Pausen, geleisteten Nettostunden und Korrektursumme, sowie eine Zusammenfassung Wie dieser Saldo berechnet wird.

Vertragliche Sollzeit nicht konfiguriert, Wird über den Tabs angezeigt, wenn für den Mitarbeiter keine wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit festgelegt ist, sodass die Sollzeit als 0 Std. angezeigt wird, bis sie im Dialog Benutzer bearbeiten festgelegt wird. Dieser Hinweis erscheint sowohl im Tab Überblick als auch im Tab Zeiteinträge. Genehmigte bezahlte Abwesenheit, angerechnete Stunden prüfen – Listet alle genehmigten oder eingereichten (ausstehenden) Abwesenheitsanträge im Zeitraum auf, als Erinnerung, die gemäß Vertrag, Vereinbarung oder Unternehmensregel angerechneten Stunden vor dem Monatsabschluss einzutragen.

6.3.3So rechnen Sie zusätzliche Stunden an

1. 1

   Geben Sie einen Wert in das Feld Angerechnet unter Wie dieser Saldo berechnet wird ein.

2. 2

   Klicken Sie auf Anrechnung speichern, um die manuell angerechneten Stunden zum Schlusssaldo hinzuzufügen.

6.3.4So fügen Sie eine Korrektur hinzu

1. 1

   Klicken Sie im Tab Überblick auf Korrektur hinzufügen, um dasselbe Formular Korrektur hinzufügen wie in der Zeiterfassung zu öffnen, wählen Sie ein Vorzeichen Positiv oder Negativ, und füllen Sie dann Datum, Start-/Endzeit, Pausenbeginn/-ende und einen Grund aus.

2. 2

   Korrektur hinzufügen ist auch im Tab Zeiteinträge verfügbar und öffnet das identische Formular.

6.4Tab Zeiteinträge

6.4.1So prüfen Sie Zeiteinträge

1. 1

   Wechseln Sie zum Tab Zeiteinträge, um die abgeschlossenen Stempel-Einträge zu sehen, die auf den Zeitraumsaldo angerechnet werden, mit Spalten für Datum, Einstempeln, Ausstempeln, Pause, Geleistet Netto, Notiz und Status.

2. 2

   Der Status jedes Eintrags zeigt Korrektur für einen manuell angepassten Eintrag, oder Offen für einen, der noch auf den Abschluss wartet.

Auf der Abwesenheit-Seite sehen und verwalten Sie Urlaubsanträge der Mitarbeiter. Die Kopfzeile zeigt Ausstehende Anträge, Genehmigt, Abgelehnt und Anträge gesamt für den ausgewählten Zeitraum, und die Seite hat drei Tabs: Abwesenheit, Guthaben und Einstellungen.

5.1Überblick

5.2Tab Abwesenheit

5.2.1Was in der Abwesenheitstabelle steht

Die Tabelle listet jeden Urlaubsantrag für den ausgewählten Zeitraum auf, mit Spalten für Mitarbeiter, Abwesenheitsart, Zeitraum, Tage, Notiz, Status und Aktionen.

5.2.2So filtern Sie Anträge

1. 1

   Verwenden Sie Benutzer auswählen, um nach Team oder Person zu filtern.

2. 2

   Verwenden Sie Status, um nach Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Stornierung beantragt oder Storniert zu filtern.

3. 3

   Verwenden Sie Abwesenheitsart, um nach einer oder mehreren konfigurierten Abwesenheitsarten zu filtern.

5.2.3So fügen Sie einen Abwesenheitsantrag hinzu

1. 1

   Klicken Sie auf + Abwesenheit hinzufügen und füllen Sie dann Mitarbeiter, Urlaubstage, Abwesenheitsart, Datum der Rückkehr zur Arbeit sowie optional einen Grund und ein Nachweisdokument aus.

5.2.4So prüfen Sie einen Antrag

1. 1

   Klicken Sie auf das Augen-Symbol (Ansehen) in einer Antragszeile, um Details zum Abwesenheitsantrag zu öffnen.

2. 2

   Das Panel zeigt die Mitarbeiterinformationen, Abwesenheitsdetails, Grund und Nachweisdokumente, mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen unten.

5.2.5So genehmigen oder lehnen Sie mehrere Anträge gleichzeitig ab

1. 1

   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einem oder mehreren Anträgen, um die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen zu aktivieren, die anzeigen, wie viele ausgewählt sind.

5.3Tab Guthaben

5.3.1Überblick

Der Tab Guthaben zeigt für jeden Mitarbeiter das Gesamt-, Ausstehende, Genehmigte, Verbleibende und Krankheitstage-Guthaben für das Jahr.

5.3.2So bearbeiten Sie das Guthaben eines Mitarbeiters

1. 1

   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Zeile eines Mitarbeiters, um Guthabendetails zu öffnen.

2. 2

   Passen Sie Urlaubsguthaben, Status und Ablaufdatum an, und sehen Sie sich den Abwesenheitsverlauf und die Guthabendetails dieses Mitarbeiters unten an.

5.4Tab Einstellungen

5.4.1Überblick

Der Tab Einstellungen listet jede konfigurierte Abwesenheitsart mit ihrer Abkürzung auf, ob sie bezahlt ist, ob sie eine Genehmigung benötigt, ob sie vom Guthaben abgezogen wird, und ihre Nutzung.

5.4.2So fügen Sie eine Abwesenheitsart hinzu

1. 1

   Klicken Sie auf + Abwesenheitsart hinzufügen, füllen Sie dann Bezeichnung und Abkürzung aus, und konfigurieren Sie die Regeln: Bezahlter Urlaub, Erfordert Admin-Genehmigung, Halbtägige Abwesenheiten erlauben, Übertrag erlauben, Für Mitarbeiter sichtbar, Nachweisdokument erforderlich, Guthaben erlauben, und Max. Tage pro Antrag.

5.4.3So bearbeiten, verbergen oder löschen Sie eine Abwesenheitsart

1. 1

   Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in einer Zeile, um deren Einstellungen in einem Seitenpanel zu öffnen und beliebige der Regeln anzupassen.

2. 2

   Verwenden Sie den Schalter, um eine Abwesenheitsart vor Mitarbeitern zu verbergen oder wieder anzuzeigen; beide Aktionen erfordern eine Bestätigung und wirken sich nicht auf bestehende Anträge aus.

3. 3

   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Ein Bestätigungsdialog nennt die Abwesenheitsart und bestätigt, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann; klicken Sie auf Löschen, um fortzufahren, oder auf Abbrechen, um sie zu behalten. Bestehende Abwesenheitsanträge sind davon nicht betroffen.

Auf der Berichte-Seite filtern Sie nach Mitarbeiter und Monat und sehen sich dann Zeiterfassungsberichte an oder exportieren sie. Der Berichtsverlauf ist je nach Tarif auf die letzten 12 Monate begrenzt.

4.1Überblick

4.2So erstellen Sie einen Bericht

1. 1

   Verwenden Sie die Filter Mitarbeiter und Datum über dem Vorschaubereich.

2. 2

   Mit Mitarbeiter können Sie eine oder mehrere Personen oder Teams suchen und auswählen.

3. 3

   Mit Datum wählen Sie einen oder mehrere Monate eines bestimmten Jahres aus.

4.3Die Berichtsvorschau verstehen

Die Vorschau zeigt den Firmennamen, den Namen des Mitarbeiters, die Personalnummer und den Monat, gefolgt von einer vollständigen täglichen Aufschlüsselung von Beginn, Pause, Ende und Dauer.

1. 1

   Ausstehende Einträge, Wenn der Zeitraum manuelle Einträge enthält, die noch nicht genehmigt wurden, erscheint ein Warnbanner, und diese Stunden werden von den angezeigten Summen ausgeschlossen.

2. 2

   Negative Korrekturen, Jede negative Korrektur im Zeitraum zeigt ihre Dauer in Rot, genau wie in der Zeiterfassung.

4.4So exportieren Sie einen Bericht

1. 1

   Klicken Sie auf Erstellen, um das Exportmenü zu öffnen.

2. 2

   Wählen Sie Als PDF exportieren, Als Excel exportieren oder Als CSV exportieren.

4.5Unterschriften

Am Ende des Berichts werden die Gesamtarbeitsstunden (oder Gesamte ausstehende Stunden, falls Einträge noch nicht genehmigt sind) zusammen mit einer Abkürzungslegende sowie Unterschriftsfeldern für Mitarbeiter und Vorgesetzten angezeigt.

1. 1

   Ausstehende Stunden, Wenn im Zeitraum noch Einträge ausstehend sind, zeigt diese Zeile stattdessen Gesamte ausstehende Stunden an und wird hervorgehoben, bis diese Einträge genehmigt sind.

2. 2

   Zeichnen, Unterschreiben Sie direkt mit Maus, Trackpad oder Touchscreen.

3. 3

   Hochladen, Laden Sie ein vorhandenes Unterschriftsbild hoch (PNG oder JPG, bis zu 5 MB).

Die Zeiterfassung-Seite (Admin-Ansicht) listet jeden Ein- und Ausstempel-Eintrag Ihres Teams auf, zusammen mit denselben Übersichtskarten, die auch anderswo verwendet werden.

3.1Überblick

3.2So filtern und lesen Sie Einträge

3.2.1So filtern Sie die Eintragstabelle

1. 1

   Verwenden Sie Benutzer auswählen, Status und Suche über der Tabelle, um die Liste einzugrenzen.

2. 2

   Mit Benutzer auswählen filtern Sie nach Team oder nach einzelnem Mitarbeiter.

3. 3

   Mit Status filtern Sie nach In Bearbeitung, Abgeschlossen, Geschlossen, Korrektur oder Ausstehende manuelle Einträge.

3.2.2So zeigen Sie einen Tag mit mehreren Einträgen an

1. 1

   Klicken Sie auf den Pfeil neben einem Datum mit mehr als einem Eintrag, um es zu erweitern und jedes Einstempeln, Ausstempeln und jede Pause einzeln zu sehen.

3.3So fügen Sie eine Korrektur hinzu

1. 1

   Klicken Sie über der Tabelle auf Korrektur hinzufügen.

2. 2

   Wählen Sie ein Vorzeichen: Positiv, um Stunden hinzuzufügen, oder Negativ, um Stunden abzuziehen, und wählen Sie dann den Mitarbeiter, das Datum und die Zeiten.

3. 3

   Eine positive Korrektur warnt Sie mit einer Zeitüberschneidungs-Warnung, wenn sich die neuen Zeiten mit einem bestehenden Eintrag überschneiden.

4. 4

   Eine negative Korrektur hat keine Pausenfelder, da für eine negative Korrektur kein Pausenzeitraum verfügbar ist.

5. 5

   Eine negative Korrektur muss innerhalb eines erfassten Stempel-Eintrags für diesen Tag bleiben, sonst erscheint ein Fehler Außerhalb des erfassten Stempel-Eintrags.

6. 6

   Nach dem Speichern zeigen positive Korrekturen ihre hinzugefügten Stunden in Grün, und negative Korrekturen zeigen ihre abgezogenen Stunden in Rot.

3.4So markieren Sie einen Eintrag als ausstehend

1. 1

   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einem oder mehreren Einträgen, klicken Sie auf Als ausstehend markieren und fügen Sie optional einen Grund für die Überprüfung hinzu.

2. 2

   Der Status des Eintrags ändert sich zu Ausstehend, und der Mitarbeiter muss ihn überprüfen und bestätigen.

3. 3

   Aktivieren Sie stattdessen bereits geprüfte Einträge und klicken Sie auf Schließen, um sie abzuschließen, ohne sie zur ausstehenden Überprüfung zu markieren.

3.5So löschen Sie einen Eintrag oder eine Korrektur

1. 1

   Klicken Sie auf das Löschen-Symbol bei einem Stempel-Eintrag. Ein Bestätigungsdialog erscheint; klicken Sie auf Eintrag löschen, um zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um den Eintrag zu behalten. Dies kann innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden.

2. 2

   Das Löschen einer Korrektur zeigt stattdessen eine deutlichere Warnung, da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.